Sistema para empresa de TI: contrato mensal, visita técnica, ordem de serviço e acesso remoto no mesmo lugar

Quem presta suporte de TI conhece a rotina: o cliente liga com o computador lento, você não lembra o ID do acesso remoto dele, o contrato mensal está em uma planilha, a cobrança do mês passou batida e o notebook que foi para a bancada não tem registro de quando chegou nem do que estava com defeito.

O Controle Dois tem um segmento para empresas de TI e suporte técnico. Ele junta o contrato recorrente, as visitas, as ordens de serviço, as tarefas e o acesso remoto de cada cliente em um cadastro só.

Contrato de suporte com cobrança mensal

No menu Suporte Técnico, você cria o contrato de suporte do cliente com:

• o título do contrato, como "Suporte Técnico Mensal";
• o valor mensal;
• o dia de vencimento, a forma de pagamento, a conta bancária e a categoria financeira;
• quantas parcelas gerar já, para o contas a receber dos próximos meses nascer pronto.

Na lista, cada contrato permite visualizar o documento, enviar ao cliente, acompanhar o detalhe do envio, conferir a assinatura e a verificação facial e cancelar quando o cliente encerrar.

A assinatura é a assinatura digital própria do sistema, que o cliente faz pelo celular, com código de verificação e registro de evidências. Explicamos o passo a passo no artigo sobre assinatura digital.

Visita técnica, com ou sem contrato

Cada atendimento pode virar uma visita técnica, de dois tipos:

• Atendimento no local, quando você vai até o cliente;
• Coleta de equipamento, quando você recolhe o aparelho para levar à bancada.

Na visita, você registra:

• o cliente e, se houver, o contrato de suporte ao qual ela pertence. Também existe a visita avulsa, sem contrato;
• o que foi feito ou o equipamento recolhido, em texto livre;
• as fotos do serviço ou do equipamento;
• a assinatura do técnico e do cliente, com o nome de cada um.

A visita fica aberta ou concluída, e você filtra a lista por cliente e por tipo. O histórico de visitas de cada cliente vira prova do que foi feito e de quando.

Ordem de serviço por equipamento

Quando o aparelho vai para a bancada, abra uma ordem de serviço com um equipamento por ordem. O primeiro status já é Equipamento recebido. Você informa:

• o equipamento (notebook, desktop, all-in-one), a marca, o modelo e o número de série;
• os acessórios recebidos, como carregador, mouse e bolsa;
• o problema relatado pelo cliente, como "lento", "não liga" ou "precisa de formatação";
• o diagnóstico, com o que foi encontrado e o que será feito;
• os serviços e as peças, para o total do orçamento.

A ordem avança por etapas bem definidas: início do diagnóstico, diagnóstico concluído, orçamento enviado, orçamento aprovado, início da execução e serviço finalizado. Na lista, você separa as ordens em aberto das finalizadas e acompanha o total de cada uma.

Acesso remoto de cada cliente

Esse é o recurso que mais encurta o atendimento. No cadastro do cliente, você registra as máquinas dele:

• o programa de acesso: RustDesk, AnyDesk ou TeamViewer;
• o nome da máquina, como "Servidor" ou "Caixa 1";
• o ID e a senha de cada uma.

O ID e a senha têm botão de copiar, e a senha fica oculta até você pedir para mostrar. Cada máquina também tem o link Conectar pelo AnyDesk, pelo RustDesk ou pelo TeamViewer, que abre o programa instalado no seu computador já apontando para aquele ID. Quando o cliente liga, você abre o cadastro dele e conecta sem perguntar de novo "qual é aquele ID?".

Tarefas, com lembrete por WhatsApp

O quadro de tarefas organiza o trabalho em colunas, como em andamento e concluído, e você pode criar as colunas padrão com um clique. Cada tarefa tem:

• título, descrição e prioridade (baixa, média ou alta);
• o cliente vinculado, que é opcional;
• anexos, como fotos e PDFs de até 5 MB;
• o lembrete por WhatsApp: você escolhe o número de envio, a data e a hora, e o sistema avisa o cliente vinculado.

É um jeito simples de não esquecer o retorno que você prometeu ao cliente.

Resumindo

Contrato mensal com assinatura digital, cobrança que nasce sozinha, visita técnica com fotos e assinaturas, ordem de serviço por equipamento, tarefas com lembrete e o acesso remoto de cada máquina: a empresa de TI deixa de depender de planilhas e da memória, e o cliente percebe a diferença.

Quer ver o sistema funcionando na sua empresa de TI? Fale com a gente e mostramos na prática.