Assinatura digital de contratos direto no sistema, com registro de evidências

Contrato impresso, assinado à mão, escaneado e enviado por e-mail: é um caminho longo, e o documento ainda pode se perder no meio. Para quem fecha contratos todos os dias, isso consome tempo e atrasa o início do serviço.

O Controle Dois tem assinatura digital própria: o cliente assina o contrato pelo celular, a partir de um link, sem baixar aplicativo e sem criar conta. O sistema guarda o documento assinado e as evidências da assinatura.

Como funciona, na prática

1. Você gera o contrato a partir de um modelo, com os dados do cliente já preenchidos.
2. Envia o link para o cliente pelo WhatsApp.
3. O cliente abre o link no celular e lê o documento.
4. Confirma a identidade com um código de 6 dígitos, recebido por e-mail ou por WhatsApp.
5. Desenha a rubrica na tela e, se a sua empresa exigir, tira uma foto na hora.
6. Pronto: o contrato assinado fica disponível para baixar, com a assinatura da empresa e a página de registro.

O código é válido por 10 minutos e permite até 5 tentativas, depois é preciso pedir outro. Isso dificulta que outra pessoa assine no lugar do cliente.

O que fica registrado

Ao final do PDF, o sistema acrescenta uma página chamada Registro de assinatura eletrônica, com:

• o nome do assinante;
• como a identidade foi verificada;
• data e hora da assinatura;
• localização (GPS), quando o cliente permite;
• endereço IP e dispositivo usados;
• um código do registro;
• o hash SHA-256 do documento, que identifica o conteúdo exato que foi assinado;
• a rubrica desenhada e a foto, quando a verificação facial está ativa.

A assinatura da empresa também é carimbada no documento, para que o contrato saia completo.

Você acompanha cada etapa

Em cada contrato enviado, o sistema mostra uma linha do tempo com o que aconteceu:

• contrato gerado e enviado;
• mensagem enviada, entregue e lida no WhatsApp;
• cliente abriu o link e abriu o documento para leitura;
• código solicitado e identidade confirmada;
• contrato assinado e, depois, documento baixado.

Assim, você sabe se o cliente ainda nem viu a mensagem, se abriu e parou na leitura ou se já assinou, sem precisar perguntar.

Em alguns contratos, a assinatura também atualiza o cadastro sozinha. Na vidraçaria, por exemplo, o contrato assinado aprova o orçamento e ele vira venda. No guincho, a venda passa para Assinado.

Você escolhe como configurar

Em Configurações, na seção de assinatura digital, você liga a assinatura própria e decide o que exigir do cliente:

• código de 6 dígitos, recebido por e-mail, por WhatsApp ou pelos dois;
• foto (verificação facial) na hora da assinatura;
• a assinatura da empresa, que sai carimbada em todos os contratos.

Se você já usa o Autentique, a integração continua disponível: a assinatura própria é uma opção a mais, e a empresa escolhe qual usar.

Onde está disponível

A assinatura própria funciona nos contratos de guincho e cegonha, vidraçaria, empréstimos e suporte e TI. Os contratos de outros segmentos, como a locação de veículos, continuam podendo ser enviados pelo WhatsApp e pelo Autentique.

Um cuidado importante

O sistema registra as evidências da assinatura, mas a adequação de cada tipo de contrato às regras de assinatura eletrônica deve ser avaliada com o seu advogado ou contador. Vale conversar com ele antes de definir o que exigir do cliente, como código e foto.

Resumindo

O contrato sai do sistema, chega ao WhatsApp do cliente, volta assinado e fica guardado, com a linha do tempo e as evidências de quem assinou, quando e de onde. Menos papel, menos espera e mais segurança.

Quer ver a assinatura funcionando na sua empresa? Fale com a gente e mostramos na prática.