Cobrança automática pelo WhatsApp com PIX e boleto: configure uma vez e o sistema cobra por você

Mandar lembrete de vencimento, um por um, é trabalho que ninguém quer fazer e que todo mundo esquece. Quando a equipe cobra só quem lembra, o dinheiro entra mais tarde. Quando cobra de forma desorganizada, o cliente se incomoda.

O Controle Dois resolve isso com a cobrança automática pelo WhatsApp. Você configura as regras uma vez, e o sistema avisa o cliente na data certa, com o PIX e a linha digitável do boleto na mensagem, sem ninguém abrir o internet banking.

Para usar, conecte o número da empresa ao sistema, como explicamos no artigo sobre o WhatsApp integrado.

O que acontece todo dia às 7h

Todos os dias, às 7h da manhã (horário de Cuiabá), o sistema olha as contas a receber em aberto e confere as regras de cada empresa. Para cada regra, ele:

1. separa as contas que se encaixam;
2. descarta as de clientes sem telefone válido e conta quantas ficaram de fora;
3. cria uma transmissão com uma mensagem agendada para cada cliente;
4. registra o resultado da rodada.

Você não precisa apertar nada.

As regras de disparo

Em Configurações → Cobranças, você define quando avisar. Cada regra é de um de dois tipos:

• Antes do vencimento: avisa X dias antes. O modelo já traz avisos a 10, 5, 4, 3, 2 e 1 dia do vencimento, e você liga, desliga ou muda os dias como preferir;
• Após o vencimento: avisa as contas que já venceram e continuam em aberto.

Atenção a um detalhe: a regra de atraso olha todas as contas vencidas e em aberto em cada rodada. Ela avisa o cliente enquanto a conta não for paga. Se você prefere um ritmo mais leve, deixe só os avisos antes do vencimento ou ajuste o texto da mensagem de atraso.

O PIX junto com a cobrança

Marque Gerar PIX e enviar na cobrança e o sistema faz o resto. No momento do lembrete, se a conta ainda não tem PIX nem boleto, ele gera o PIX na hora e manda uma segunda mensagem com o botão de pagamento via PIX. O cliente toca no botão, copia o código e paga, sem precisar de nada além do celular.

Se a conta já tem um PIX gerado, o botão também vai. O PIX automático usa o Sicredi, então a chave PIX do banco precisa estar configurada em Configurações → Integrações Bancárias. Se a geração falhar, o lembrete em si sai do mesmo jeito.

O boleto na mensagem

O texto da cobrança aceita variáveis, e duas delas trazem o pagamento direto na conversa:

• {{pix}}, com o código PIX copia e cola;
• {{linha_digitavel}}, com a linha digitável do boleto.

Também há o {{link_cliente}}, que leva à área do cliente, onde ele vê as contas dele e pode gerar o PIX ou o boleto sozinho. Você informa o endereço dela em URL da área do cliente.

Quando você manda uma cobrança manualmente, pelo botão Enviar WhatsApp na conta a receber, dá para escolher o que vai: a mensagem de texto, o botão de PIX e o PDF do boleto, cada um por conta própria. Veja a mensagem antes de enviar. Tudo sobre gerar boleto e PIX está no artigo de boleto e PIX.

Mensagens com a sua cara

Você escreve duas mensagens: uma para antes do vencimento e outra para após o vencimento. As variáveis disponíveis são:

• {{nome}}, {{primeiro_nome}} e {{saudacao}} (bom dia, boa tarde ou boa noite, conforme a hora);
• {{item}}, {{vencimento}} e {{valor}};
• {{valor_atualizado}}, com o valor corrigido por juros e multa;
• {{dias_para_vencer}} e {{dias_atraso}};
• {{link_cliente}}, {{pix}} e {{linha_digitavel}}.

O sistema já vem com um texto padrão educado para cada caso, que você pode trocar.

Juros, multa e desconto

Em Regras de cobrança e inadimplência, você define:

• a multa, em valor fixo ou em percentual;
• os juros, em valor fixo diário, percentual mensal ou percentual anual;
• o desconto por antecipação, com o valor e os dias.

É com essas regras que o sistema calcula o valor atualizado que aparece na mensagem de cobrança de atraso.

IA para escrever as mensagens

Se a sua empresa usa o assistente de IA no número do WhatsApp, você pode marcar Usar IA para gerar as mensagens. Aí os textos que você escreveu passam a servir só de referência de tom, e a IA monta cada mensagem com os dados da conta.

Sem disparar tudo de uma vez

Mandar centenas de mensagens de uma vez é o caminho mais rápido para o WhatsApp bloquear um número. Por isso o sistema espalha os envios:

• você define o horário de início, que por padrão é 8h;
• há um intervalo mínimo e um máximo entre uma mensagem e outra, que por padrão ficam entre 3 e 7 minutos, sorteados a cada envio;
• se a empresa tem mais de um número conectado, os clientes são divididos entre eles, um de cada vez.

Esse intervalo vale para o disparo automático em lote. O envio manual de uma cobrança sai assim que o sistema pega a fila.

Acompanhe o resultado

A cada rodada, o sistema registra o que fez, por regra: se criou as mensagens, quantas ficaram de fora por falta de telefone e, quando pulou, o motivo (por exemplo, "nenhum título em aberto nessa regra"). As mensagens aparecem na tela de transmissões, com o status de enviada, entregue, lida ou com falha, e o motivo de cada falha.

Cuidados que valem a pena

O WhatsApp pode restringir números que ele entenda como uso abusivo. Para cobrar com segurança:

• use um número dedicado da empresa;
• cobre só quem espera receber, como clientes com conta em aberto;
• mantenha os intervalos entre as mensagens;
• mantenha o telefone atualizado no cadastro. Sem ele, o cliente não é cobrado.

Resumindo

Você define quando avisar, escreve a mensagem uma vez e o sistema cuida do resto: lembra antes, cobra depois, gera o PIX, manda o botão de pagamento e deixa a linha digitável do boleto na conversa, tudo no ritmo certo para não bloquear o número. O que a equipe cobrava no braço passa a acontecer sozinho, todo dia.

Quer ver a cobrança automática funcionando na sua empresa? Fale com a gente e mostramos na prática.