Sistema para locação de veículos: contrato, renovação e cobrança sem confusão

Quem aluga veículos conhece a confusão: o contrato no editor de texto, as datas de devolução na agenda, a cobrança das diárias na memória e o risco de fechar dois aluguéis para o mesmo carro. Quando a frota cresce, é nessa bagunça que o dinheiro se perde.

O Controle Dois tem um segmento próprio para locação de veículos, que cuida do contrato, da entrega, da devolução, da renovação e das contas a receber no mesmo lugar.

O contrato de aluguel

Ao criar um aluguel, você informa:

• o locatário e o veículo, buscando por nome ou documento e por placa, marca ou modelo;
• o responsável, o condutor (opcional) e a quilometragem do veículo, que aparece no contrato;
• a quem o veículo pertence: à própria locadora ou a um proprietário parceiro.

Em Condições do aluguel você define:

• o tipo de aluguel e a frequência: diária, semanal ou mensal;
• o valor de cada período e o caução;
• o dia de cobrança;
• as parcelas, quando for o caso.

Para quem trabalha com aluguel com opção de compra, o contrato também aceita o número de parcelas e o valor total do veículo.

Uma conta por vencimento

O sistema gera as contas a receber de cada período do contrato. A regra é simples e importante: nunca existe mais de uma conta para o mesmo vencimento do mesmo aluguel. Editar o contrato, ajustar as datas ou renovar não cria cobrança em dobro.

Na lista de aluguéis você vê, para cada contrato, se a cobrança está em dia: "Vence em 3 dias", "Vence hoje" ou "Vencido há 2 dias", em vermelho quando passou do prazo.

Um carro, um aluguel

O sistema confere se o veículo já está em outro aluguel em andamento, pendente ou retirado, e não deixa fechar dois contratos ao mesmo tempo para o mesmo carro. Isso evita o clássico erro de duas pessoas locarem o mesmo veículo.

Entrega e devolução

A tela Entrega e Devoluções mostra o que precisa acontecer hoje. Cada aluguel passa por três situações:

1. Pendente: contrato feito, veículo ainda não entregue;
2. Retirado: o veículo está com o cliente;
3. Devolvido: o veículo voltou para a locadora.

Na lista de aluguéis, o menu de cada contrato tem Registrar entrega e Registrar devolução, de acordo com a situação.

E se o cliente devolver atrasado?

Quando a devolução acontece depois do fim contratado, o sistema estende o contrato até a data da devolução e cria as contas a receber dos períodos a mais, com o mesmo valor por período do contrato. Ao registrar a devolução, o sistema avisa o resumo do que foi cobrado a mais.

Esse cálculo não se aplica ao aluguel com opção de compra, que segue as parcelas do financiamento.

Renovação sem dor de cabeça

Para renovar, use Renovar no menu do aluguel. O novo período nasce como retirado, porque o veículo continua com o cliente. O contrato anterior é encerrado, e as contas em aberto do período anterior a partir da nova data são limpas, para o cliente não ser cobrado duas vezes pelo mesmo dia.

Contrato, WhatsApp e quitação

• Visualizar contrato: gera o contrato a partir do modelo da locadora, pronto para imprimir;
• Enviar contrato: manda o contrato ao cliente pelo WhatsApp;
• Nota de Quitação: gera o documento de quitação do aluguel, para entregar ao cliente.

Vistoria do veículo

O segmento também tem a vistoria de veículos: você registra o estado do carro, e a aprovação das vistorias fica numa tela própria. É o registro que ajuda na hora de conferir danos na devolução.

O dashboard da locadora

O dashboard mostra, no período que você escolher (tudo, hoje, 7 dias ou este mês):

• faturamento no período, aluguéis no período e ticket médio;
• o status dos aluguéis (pendentes, retirados e devolvidos);
• o faturamento por dia;
• os lançamentos recentes, além de OS em aberto e veículos cadastrados.

Resumindo

Contrato, entrega, devolução, atraso e renovação ficam no mesmo fluxo, e as contas a receber acompanham o contrato sem duplicar cobrança. Menos planilha, menos esquecimento e mais controle da frota.

Quer ver o sistema funcionando na sua locadora? Fale com a gente e mostramos na prática.